Trong mỗi doanh nghiệp, cần đưa ra những phương pháp quản lý hàng tồn kho hợp lý để tối ưu hóa hàng tồn kho. Cùng tìm hiểu nhé
Quản lý hàng tồn kho là gì?
Hầu hết mọi người đều rất sợ từ “tồn kho”. Bởi vì hàng hóa trong kho là rất nhiều nên nếu không biết cách quản lý hàng tồn kho khoa học thì rất dễ gặp phải những sai lầm về quản lý kho hàng.
Không ít chủ shop kêu ca sau vài tháng hoạt động: “Tôi không thể nào khớp chính xác giữa số hàng tồn trong kho và số hàng đã bán đi.” hay “Sao hàng này bán chậm thế mà tồn kho lại còn ít như thế này?”. Tình trạng hỗn loạn này hoàn toàn có khả năng xảy ra nếu shop không thường xuyên cân đối kho để tính toán nhập – xuất – tồn kho hàng.
Có cách quản lý hàng tồn kho đơn giản giúp giảm thiểu chi phí cho việc quản lý kho cũng như đơn giản hóa công đoạn kiểm soát số lượng hàng còn lại trong kho.
Tại sao cần phải quản lý hàng tồn kho?
Tiết kiệm được hàng hóa, nguyên liệu
Những hàng hóa hay nguyên vật liệu tồn kho lâu ngày, bị hỏng hóc, hao mòn hay hết hạn sử dụng đều buộc phải tiêu hủy.
Tiết kiệm chi phí lưu kho
Nếu việc quản lý hàng tồn kho lỏng lẽo, hàng tồn càng lớn thì đương nhiên doanh nghiệp phải càng sử dụng nhiều thiết bị lưu kho cùng các chi phí khác.
Tăng hiệu quả sử dụng vốn lưu động
Giảm vốn lưu động bằng cách báo cáo số lượng hàng hóa tồn khi theo tuần, theo ngày, giờ. Sẽ giúp người quản lý hàng tồn kho dễ dàng định hướng cho việc nhập hàng hóa kịp thời. Qua đó để điều chỉnh dòng vốn lưu động một cách hiệu quả.
Dự trù được lượng vốn lưu động
Điều này có ý nghĩa thiết thực đối với những doanh nghiệp có ngân sách tài chính thấp. Việc quản lý hàng tồn kho bằng cách báo cáo số lượng hàng hóa tồn khi theo tuần, theo ngày, giờ. Không những giúp người quản lý hàng tồn kho dễ dàng định hướng cho việc nhập hàng hóa kịp thời. Mà qua đó để điều chỉnh dòng vốn lưu động.
Giảm thiểu việc hết hàng và thời gian máy ngừng chạy
Nguyên vật liệu được mua với chi phí thấp nhất. Nhờ vào việc giảm giá khi mua với số lượng lớn. Từ đó giúp giảm vốn đầu tư và tồn kho thấp nhất.
Các phương pháp quản lý hàng tồn kho
Phương pháp quản lý hàng tồn kho – Bằng mã vạch
Bước đầu tiên trong quy trình quản lý hàng tồn kho là phân loại và sắp xếp hàng hóa, việc này không những giúp quá trình bán hàng nhanh chóng mà quy trình kiểm đếm cũng thuận tiện, tiết kiệm thời gian hơn.
Sử dụng hệ thống mã vạch là giải pháp hiệu quả để quản lý hàng hóa. Trước tiên, cửa hàng cần phân loại hàng hóa theo các nhóm, sau đó sử dụng mã vạch để đặt tên sao cho dễ nhận biết và quản lý. Ví dụ: vaydai01, vaydai02,…Khi bán hoặc nhập hàng, nhân viên chỉ cần thực hiện thao tác quét mã vạch trên phần mềm, hoặc kiểm tra số lượng hàng tồn kho tại thời điểm hiện tại.
Sau khi phân loại và đặt tên hàng hóa bằng mã vạch, hàng hóa cần được sắp xếp khoa học theo các nhóm đã phân loại, việc này không những tạo sự thuận lợi khi kiểm hoặc lấy hàng mà còn tiết kiệm diện tích, chi phí lưu kho.
Phương pháp quản lý hàng tồn kho – Ứng dụng công nghệ thông tin
Ở trên là một số công việc doanh nghiệp cần thực hiện để quản lý hàng tồn kho hiệu quả, để thực hiện các công việc đó dễ dàng và chính xác thì doanh nghiệp nên ứng dụng công nghệ thông tin vào việc quản lý hàng tồn kho. Ví dụ có thể sử dụng máy quét mã vạch để thực hiện nhập – xuất – kiểm kê vật tư/ hàng hóa, sử dụng phần mềm quản lý kho để theo dõi, cảnh báo tồn kho tối đa, tối thiểu, quản lý vật tư/ hàng hóa theo vị trí trong kho.
Việc áp dụng phương pháp quản lý hàng tồn kho bằng phần mềm là phương pháp khá hiệu quả và chiếm nhiều lợi thế. Bởi vì với phương pháp này thì bất cứ khi nào và ở đâu, doanh nghiệp cũng có thể tra cứu được tồn kho một cách chính xác, có thể lên số lượng đặt hàng nhanh chóng, giảm tình trạng hàng hóa tồn quá nhiều hoặc thiếu hụt. Thêm vào đó, doanh nghiệp cũng có thể biết được mặt hàng nào luân chuyển chậm để giảm lượng đặt hàng nhằm tiết kiệm chi phí và ưu tiên những mặt hàng đem lại lợi nhuận lớn hơn.
Sắp xếp hàng hóa trong kho một cách khoa học
Hàng hóa được sắp xếp khoa học theo giải pháp 5S là một trong những yếu tố giúp việc tìm kiếm, vận chuyển, nhập xuất kho được tiến hành nhanh hơn, tiết kiệm thời gian và sức lực.
Tuy nhiên, hầu hết các công ty đều gặp khó khăn trong việc sắp xếp hàng hóa vật tư khoa học trên cả sổ sách lẫn trong kho bãi. Các quy tắc sắp xếp hàng hóa chuẩn trong kho là gì, mời bạn xem tại bài viết 5 cách sắp xếp kho hàng khoa học trong bán lẻ.
Tuân thủ quy tắc Nhập trước – Xuất trước khi quản lý kho
Đây là một nguyên tắc quan trọng trong công tác quản lý hàng tồn kho. Nhập trước – Xuất trước có nghĩa là những mặt hàng bạn nhập vào trước thì cũng cần được xuất ra trước và ngược lại.
Không chỉ riêng sản phẩm có hạn sử dụng và dễ hỏng mới cần áp dụng phương pháp này mà ngay cả những mặt hàng khác như đồ công nghệ hay thời trang cũng nên đảm bảo nguyên tắc trên. Các sản phẩm này mặc dù không bị hao mòn nhưng chúng rất dễ bị lỗi mốt.
Đọc thêm: Sử dụng phần mềm quản lý bán hàng miễn phí có nên hay không?
Phương pháp quản lý hàng tồn kho – Thực hiện đúng quy trình quản lý hàng tồn kho
Quy trình quản lý hàng tồn kho bắt đầu từ khi nguyên vật liệu được vận chuyển từ kho của nhà cung cấp tới kho nguyên liệu của doanh nghiệp cho đến khi thành phẩm được xuất ra khỏi kho thành phẩm. Vì vậy, việc xây dựng quy trình quản lý kho trong doanh nghiệp là việc thiết lập quy trình nhập kho, quy trình xuất kho, quy trình kiểm kê, điều chỉnh hàng tồn kho và quy trình tái chế. Quy trình quản lý kho khá phức tạp, bao gồm nhiều công đoạn, do vậy đây không phải một công việc dễ dàng với nhiều doanh nghiệp.
Phương pháp quản lý hàng tồn kho – Thường xuyên kiểm kho
Kiểm kho là việc các chủ cửa hàng cần thực hiện mỗi ngày, để kiểm tra xem số lượng tồn kho thực tế của hàng hóa là bao nhiêu, có khớp với số liệu ghi chép hay không. Trường hợp có sự chênh lệch thì do nguyên nhân nào, do nhầm lẫn về số liệu, hay do thất thoát, gian lận… từ đó có những biện pháp kiểm tra và kiểm soát kịp thời. Theo thống kê, có hơn 90% các cửa hàng bán lẻ như shop thời trang, mỹ phẩm bị lệch kho trong quá trình bán hàng.
Kiểm kho định kỳ còn giúp chủ cửa hàng phát hiện các hàng hóa hư hỏng, lỗi mốt, cần thanh lý sớm, từ đó triển khai các chương trình bán giảm giá, khuyến mãi để thu hồi vốn.
Nếu bạn áp dụng đúng những phương pháp quản lý hàng tồn kho, công việc của bạn sẽ trở nên dễ dàng hơn rất nhiều đấy, chúc bạn thành công.
My My – Tổng hợp và chỉnh sửa
(Nguồn tham khảo: sapo.vn, keycode.us, …)
