Mục tiêu khi sử dụng file bán hàng excel là gì? Có những file excel quản lý bán hàng nào? File Excel được dùng với mục tiêu giúp theo dõi và kiểm soát các hoạt động kinh doanh rất nhanh và dễ sử dụng nhất, thay thế cho sổ theo dõi kinh doanh. Hãy cùng nhau tìm hiểu qua bài viết này nhé!!!
Mục tiêu phải có của việc quản trị bán hàng dễ dàng bằng Excel
Cũng giống như những công cụ quản lý bán hàng khác, file Excel được dùng với mục tiêu giúp theo dõi và kiểm soát các hoạt động kinh doanh rất nhanh và dễ sử dụng nhất, thay thế cho sổ theo dõi kinh doanh. Để đạt được kết quả tốt nhất với tệp Excel quản lý kinh doanh dễ dàng, chủ cửa hàng cần hiểu được những mục tiêu của cách quản lý này.
Tổng hợp danh mục hàng hóa hiện có trong cửa hàng
Khi quản trị kinh doanh bằng file Excel, chủ shop sẽ phải tổng hợp được danh mục sản phẩm trong shop. Từng mặt hàng có thể được thống kê chi tiết với các thông tin về mã sản phẩm, số lượng xuất nhập tồn và đơn giá, giúp chủ shop nắm rõ số liệu cụ thể về hàng hóa. Việc này sẽ giúp hạn chế được tối đa hiện trạng thất thoát không đáng có cũng như hỗ trợ chủ shop trong việc ra quyết định kinh doanh chính xác.
Bên cạnh quản lý danh mục hàng hóa bằng excel thì sử dụng phần mềm quản lý kinh doanh không mất phí cũng rất được quan tâm. Rất nhiều cửa hàng đã chuyển sang sử dụng phần mềm quản lý vì thực hành các bước dễ dàng hơn, tiết kiệm thời gian hơn cho kinh doanh.
Xem thêm Hướng dẫn cách gộp ô trong excel đơn giản nhất
Thống kê được doanh thu, khoản chi, lợi nhuận
Một mục tiêu khác khi vận dụng tệp Excel quản lý bán hàng dễ dàng đó là thống kê được doanh thu, khoản chi và lợi nhuận của shop. Những số liệu này phải được thể hiện phần lớn và chi tiết theo từng ngày, từng tháng hay từng quý. Bởi chỉ khi có được dữ liệu doanh thu, chi phí, lợi nhuận, chủ shop mới biết được chính xác tình hình kinh doanh cửa hàng. Từ đó chủ cửa hàng có thể xoay chỉnh cũng giống như lập kế hoạch kinh doanh phù hợp nhất.
Các mẫu tệp excel quản lý bán hàng online dễ dàng và đạt kết quả tốt
File excel quản trị sản phẩm
Quản lý hàng hóa của cửa hàng online là việc cực kỳ cần thiết và không thể thiếu nếu như mong muốn shop kinh doanh hiệu quả. Từng trang tính sẽ liệt kê đầy đủ những thông tin về hàng hóa của bạn như loại hàng, tên hàng hóa, số lượng, giá thành, ngày nhập xuất, hạn sử dụng, mã hàng hoá, SKU hàng hóa là gì,… Những thông tin chi tiết trên bảng tính sẽ giúp bạn nắm chính xác nhất về tình hình sản phẩm của shop mình.
File excel quản lý doanh thu
Khi bán hàng, chắc nhiều bạn rất quan tâm đến vấn đề này. Bởi vậy, muốn không thất thoát tiền bạc thì cách tốt quan trọng là sở hữu một tệp excel quản lý doanh thu online. Nó sẽ giúp các chủ cửa hàng theo dõi doanh số từ hoạt động của cửa hàng cũng giống như các chi phí phát sinh. Một vài thông tin căn bản nên có như: Mã sản phẩm, tên hàng hóa, bảng giá, tên quý khách hàng, số lượng,…
Nhờ vào điều đó, các chủ shop kinh doanh online sẽ làm chủ được doanh thu bán hàng hiệu quả, chi tiết và chuẩn chỉnh nhất hơn. Nếu như cần thiết thì phải nên bổ sung nội dung theo ngày tháng để tiện theo dõi.
File excel quản lý xuất nhập tồn
Quản lý xuất nhập tồn kho là một trong những công việc bắt buộc phải làm khi kinh doanh. Thế nên, chắc chắn các chủ cửa hàng sẽ cần cần có một file excel quản lý xuất nhập tồn kho để kiểm soát hoạt động của mình. Với trang tính này, bạn nên lưu trữ những thông tin quan trọng như: ngày/tháng/năm phát sinh giao dịch, chứng từ giao dịch, mã sản phẩm, tên sản phẩm, cơ quan tính, số lượng, đơn giá, thành tiền,… Những thông tin này có thể giúp bạn đơn giản kiểm soát tình hình hoạt động tại kho hàng.
Tệp excel quản lý đơn hàng online
Quản trị đơn hàng là một công việc cực kỳ cần thiết, nếu không kiểm soát tốt, rất dễ xuất hiện trạng thái mất đơn, ảnh hưởng lớn đến doanh thu của shop. Chính thế nên, các chủ cửa hàng cần cực kỳ lưu tâm đến vấn đề này. nếu chưa hiểu được cách lập bảng excel để quản lý đơn hàng online thì có khả năng tải mẫu của TPos nhé.
Xem thêm 3 phần mềm quản lý bán hàng được ưa chuộng nhất 2021
Hướng dẫn sử dụng file Excel quản lý bán hàng
Để bắt đầu sử dụng file Excel quản lý bán hàng, chủ shop sẽ cần xây dựng các phần chính của tệp, bao gồm:
- Danh mục sản phẩm
- Nhập hàng
- Xuất hàng
- Báo cáo nhập xuất tồn
- Doanh thu, chi phí, lợi nhuận
Danh mục hàng hóa
Như đã sẻ chia, việc có danh mục sản phẩm sẽ giúp việc quản trị bán hàng hiệu quả hơn. Do đó, chủ cửa hàng cần xây dựng danh mục kinh doanh thật khoa học với những thông tin chi tiết như sau:
- Tên hàng hóa
- Loại hàng hóa
- Mã sản phẩm
- Đơn vị tính
- Số lượng hàng có trong kho
Nhập hàng và xuất hàng
Nếu như chủ cửa hàng đi tìm một phần mềm quản lý kho miễn phí vĩnh viễn thì hãy vận dụng ngay Excel. Đối với mỗi giao dịch phát sinh, chủ shop sẽ cần nhập các thông tin dưới dạng bảng kê hay nhật ký. Điều này sẽ giúp việc theo dõi và quản lý dễ dàng và thuận lợi hơn. Mục này cần gồm có những thông tin:
- Ngày tháng phát sinh giao dịch
- Chứng từ giao dịch
- Mã sản phẩm, tên sản phẩm
- Đơn vị tính
- Số lượng
- Đơn giá
- Thành tiền
Báo cáo nhập xuất tồn sản phẩm
Để xem báo cáo về nhập xuất tồn hàng hóa trong shop, bạn có thể cần sử dụng một vài hàm Excel dễ dàng như VLOOKUP, SUM, SUBTOTAL, SUMIF HAY SUMIFS. Bên cạnh đấy, file Excel còn tích hợp tính năng xem theo thời gian giúp chủ cửa hàng đơn giản theo dõi báo cáo mà không phải tạo file theo từng tháng.
Doanh thu, khoản chi, lợi nhuận
Với phần này, chủ cửa hàng sẽ cần thống kê doanh thu từ hoạt động kinh doanh của shop cũng như những loại khoản chi phát sinh. Sau đó dùng hàm trong Excel để tìm ra lợi nhuận từ doanh thu và chi phí. Nhờ đó, chủ cửa hàng sẽ dễ dàng làm chủ tình hình kinh doanh của cửa hàng mà không cần mất quá là nhiều thời gian cho việc kiểm kê sổ sách kế toán.
Xem thêm Tìm hiểu tổng quan về phần mềm quản lý bán hàng POS365
Tạm kết
Bài viết trên đây sẽ cung cấp cho bạn một số file excel quản lý bán hàng cực kỳ hiệu quả, mình hy vọng bài viết phía trên đây mà mình vừa chia sẻ sẽ phần nào giúp cho bạn có thêm nhiều kiến thức về lĩnh vực này!!!
Nhật Minh-Tổng hợp và bổ sung
Nguồn tham khảo: (www.kiotviet.vn, tpos.vn,…)
