Truyền thông nội bộ là gì? Trong những năm mới đây các công ty không chỉ còn chú trọng đến công tác truyền thông bên ngoài, marketing khách hàng nữa mà còn lưu ý đến công tác truyền thông nội bộ. Vì truyền thông có nhiệm vụ cần thiết, có ý nghĩa lớn trong công tác xây dựng một tập thể công ty vững mạnh.
Truyền thông nội bộ là gì?
Truyền thông nội bộ là một thuật ngữ được dịch ra từ tiếng Anh Internal communications, đây là một hoạt động truyền đạt thông tin giữa các thành viên, các phòng ban trong đơn vị với nhau, nhằm xây dựng, duy trì và củng cố các mối quan hệ mật thiết giữa các thành viên với nhau, giữa nhân viên và sếp. Đây là công tác mà bất cứ công ty, cơ quan, doanh nghiệp, đoàn thể nào cũng nên có.
Vai trò của truyền thông nội bộ trong doanh nghiệp
Củng cố tầm nhìn, giá trị và văn hóa của tổ chức cho nhân viên
Truyền thông nội bộ củng cố tầm nhìn, giá trị và văn hóa của tổ chức cho nhân viên, từ đây nhân viên có thể tiếp tục truyền tải nó ở trong nội bộ & ra bên ngoài.
Truyền thông nội bộ bám sát các hoạt động sản xuất bán hàng của công ty, tạo ra các kênh thông tin giúp nhân viên hiểu được tình hình của đơn vị mình, mở ra các kênh trao đổi thông tin giữa nhân viên cấp dưới và cán bộ quản lý.
Thu hút và giữ chân nhân viên
Thực hiện tốt hoạt động truyền thông nội bộ sẽ khiến các thành viên yêu thích môi trường làm việc của mình hơn, họ cảm nhận thấy được tôn trọng & quan tâm đến. vì vậy sẽ chủ động làm việc nhiệt huyết, tích cực và gắn bó bền lâu với công ty, thậm chí giới thiệu bạn bè, người thân cùng vào làm.
Ngoài ra, một môi trường làm việc được chính các nhân viên đánh giá tốt sẽ là điểm cộng cho công ty hấp dẫn nhân tài.
Mọi thông tin trao đổi được minh bạch, cụ thể & đa chiều
Nhờ được cung cấp thông tin đầy đủ, chuẩn xác, mỗi nhân viên sẽ nắm rõ mục đích, công việc của mình, mình cần làm gì & chủ động hơn trong công việc của chính mình. Bên cạnh đấy, với các kênh thông tin công khai, nhất định, thống nhất trong nội bộ đơn vị, các phòng ban sẽ phối hợp nhịp nhàng hơn, giảm bớt hiện trạng chồng chéo công việc, giảm tranh chấp nội bộ.
Thông qua truyền thông nội bộ, thông tin sẽ được lan tỏa từ cao xuống thấp, từ dưới lên phía trên và truyền ngang giữa các bộ phận, góp phần liên kết các bộ phận; thúc đẩy phát triển những giá trị tích cực; làm giảm thiểu những tiêu cực, tư tưởng lối mòn và các thông tin chưa rõ ràng.
Hướng dẫn doanh nghiệp lập kế hoạch từ A – Z
Bước 1: Đánh giá thực trạng
Một bản nhận xét thực trạng chi tiết sẽ là cơ sở để bạn xây dựng mục tiêu & kế hoạch tiếp theo. Kể cả trong trường hợp doanh nghiệp chưa tiến hành hoạt động truyền thông nội bộ nào rõ ràng, bạn cũng cần nhận định được điều đấy đang gây ra những yếu tố như nào trong công ty.
Bước 2: Định vị đối tượng
Nhận biết doanh nghiệp đang cần đưa thông tin gì, tới những ai là vô cùng quan trọng. Thông thường việc truyền thông được tiến hành ở phổ rộng trong nội bộ, thế nhưng ở một số thời điểm then chốt như doanh nghiệp sắp có sự thay đổi về nhân sự, đáng chú ý cần quan tâm đến những đối tượng chịu ảnh hưởng bởi thay đổi.
Bước 3: Xác định rõ mục tiêu & thông điệp
Đây chính là điểm cốt lõi nhất của bản kế hoạch. Để việc lên mục tiêu thực sự đạt hiệu quả, bạn cần tuân theo nguyên tắc SMART.
Bước 4: Xác định chiến lược
Chiến lược là một số phương pháp, các cách tiếp xúc mà bạn sẽ sử dụng để đạt được mục đích của mình. Sẽ có một vài người nhầm lẫn giữa kế hoạch và kế hoạch hành động, tuy vậy việc nhìn nhận ở góc độ chiến lược sẽ hạn chế được tình trạng sơ sót.
Bước 5: Xác định chiến lược hành động
Nếu như chiến lược là phương pháp thì kế hoạch hành động là những việc làm cụ thể mà bạn sẽ triển khai để đưa phương pháp đấy vào thực tế.
Bước 6: Đo lường hiệu quả
Đo lường là cách duy nhất để bạn nhận biết mình có đang đạt đến mục đích của mình hay không và có những giải pháp xoay chỉnh hợp lý.
Xem thêm: Những khung giờ vàng đăng tiktok thu hút nhiều người xem
Truyền thông nội bộ là trách nhiệm của ai?
Công việc truyền thông nội bộ trong suy xét của nhiều người thường thuộc bộ phận hành chính nhân sự hoặc phòng PR.
Trên mặt thực tế, phòng PR có kiến thức để thúc đẩy công tác truyền thông đạt hiệu quả. Còn phòng hành chính nhân sự lại trực tiếp quản lý các nhân viên phải có thể nhắm được nhu cầu, cảm xúc của nhân viên.
Truyền thông nội bộ là gì và liệu nó và nhân sự có mối liên lạc khắn khít với nhau hay không mà những hoạt động truyền thông nội bộ là một phần công việc của bộ phận nhân sự. Mặc dù vậy, bộ phận hành chính nhân sự thôi chưa đủ, các doanh nghiệp vẫn nên có nhân viên truyền thông nội bộ để tập trung phát triển các kế hoạch của mình.
Nhân viên truyền thông nội bộ sẽ phải hiểu về rõ tình hình nhân sự trong doanh nghiệp, phối hợp với bộ phận nhân sự để tổ chức hoạt động và quản lý, điều hành nhân viên theo mục tiêu, hướng đi của doanh nghiệp.
Các chỉ tiêu đánh giá hiệu quả làm việc của nhân viên truyền thông nội bộ
Tùy từng loại hình, quy mô công ty & cách thức vận hành, tại mỗi tổ chức sẽ thiết lập bảng KPIs cho vị trí nhân viên truyền thông nội bộ không giống nhau. Những điểm chung dễ thấy nhất để đánh giá hiệu quả công việc cho vị trí này bao gồm:
- Số lượng sự kiện nội bộ tổ chức trong tháng/quý/năm
- Số lượng ấn phẩm truyền thông nội bộ (dưới dạng bài viết, tạp chí, clip, radio…)
- Tỷ lệ giao tiếp của nhân viên trong công ty với các tin tức nội bộ
- Chỉ số ưng ý của nhân viên
- Hệ số tích cực của nhân viên (Việc sẵn sàng tiếp nhận thông tin, tín nhiệm và thời gian gắn bó cùng doanh nghiệp)
- Cấp độ phát triển văn hóa công ty
- Tỷ lệ nhân viên sẵn sàng giới thiệu bạn bè/người thân làm việc tại công ty
Xem thêm: Affiliate là gì? Ưu nhược điểm của Affiliate Marketing?
Nhầm lẫn giữa truyền thông nội bộ và hoạt động quản lý nhân sự
Để phân biệt 2 bộ phận này chúng ta cần hiểu rõ những công việc mà mỗi bộ phận cần làm, lấy đó làm đặc trưng để phân biệt. Truyền thông nội bộ là các hoạt động như xây dựng chiến lược marketing, chiến lược truyền thông nội bộ trong công ty, tạo dựng kế hoạch tổ chức các sự kiện nội bộ nhằm gắn kết giữa nhân viên, biên tập và sản xuất các ấn phẩm lưu hành nội bộ để nhân viên nắm rõ các quy định của công ty, các định hướng chung để làm việc hiệu quả nhất. Còn hoạt động quản lý nhân sự sẽ gồm có các công việc liên quan đến quản lý giấy tờ hành chính nhân sự, tuyển dụng & quản lý nhân công trong đơn vị, huấn luyện nhân sự,…
Tóm lại, truyền thông nội bộ là truyền tải thông tin và hoạt động gắn kết nhân viên với doanh nghiệp. Còn nhân sự là chiêu mộ và quản lý nhân viên, quản lý giấy tờ hành chính, các dữ liệu cần thiết.
Xem thêm: Marketing truyền thông tích hợp là gì?
Qua bài viết trên, mình đã chia sẻ tới các bạn Truyền thông nội bộ là gì? Hướng dẫn doanh nghiệp xây dựng chiến lược từ A – Z. Hy vọng bài viết sẽ mang tới các bạn nhiều thông tin hữu ích. Cảm ơn các bạn đã theo dõi bài viết!
Vũ Thơm – Tổng hợp & chỉnh sửa
Tham khảo nguồn: (advertisingvietnam.com, amis.misa.vn,…)
